组织设计
(一)组织设计的基本内容
组织设计是对企业的组织结构及其运行方式所进行的设计,基本内容包括以下两个方面:
1.组织结构设计
通常,组织结构设计可以分为两种情况:一是对新建企业的组织结构设计,它是依据企业的战略和目标,对组织结构进行的全新设计;二是对现有企业的组织结构设计,它是根据企业的变化和发展目标,对企业原有组织结构进行的再设计,即组织结构的变革。
2.保证组织正常运行的各项管理制度和方法设计
这类设计包括对组织结构运行过程中的横向协调、管理规范、绩效评估制度、激励体系、人员配备、培训与开发体系等方面的设计。
组织设计从形式上可以分静态设计和动态设计,只对组织结构进行的设计称之为静态组织设计,同时对组织结构和运行制度进行的设计称之为动态组织设计。古典的组织设计理论是静态的,只对组织结构的设计进行研究。现代的组织设计理论是动态的,它包含组织结构设计和运行制度设计两个方面。
(二)组织结构设计
1.组织结构的定义
企业的组织结构是指为实现企业目标,企业全体员工进行分工协作,在职务范围、责任、权力方面所形成的结构体系。这个定义包含了以下三方面含义:
(1)组织结构的本质是企业员工的分工协作关系。
(2)设计组织结构的目的是为了实现组织的目标,组织结构是实现组织目标的一种手段。
(3)组织结构的内涵是企业员工在职、权、责三方面的结构体系。
因此,组织结构又可称为权责结构,实际中通常以组织图或组织树的形式出现。这个结构体系的主要内容有:
(1)职能结构:完成企业目标所需的各项业务工作,及其比例和关系。
(2)层次结构:各管理层次的构成,又称组织的纵向结构。
(3)部门结构:各管理部门的构成,又称组织的横向结构。
(4)职权结构:各管理层次、部门在权利和责任方面的分工和相互关系。
组织结构包含三个要素:①复杂性。复杂性指的是任务分工的层次、细致程度。②规范性。规范性是指使用规则和标准处理方式以规范工作行为的程度。③集权度。集权度指的是决策权的集中程度。这三个要素结合起来,便可以说明一个组织的结构面貌。
2.组织结构设计的主要参数
组织结构设计的参数包括特征因素和权变因素这两个类别。
(1)组织结构的特征因素描述一个组织结构的各方面特征的标志或参数,称为组织结构的特征因素。要了解一个企业的基本情况,就必须了解其组织结构的各方面特征。组织结构的特征因素是进行组织结构设计、对企业的组织结构进行比较和评价的基础。组织结构的主要特征因素包括以下十个方面。
①管理层次和管理幅度
管理层次也称组织层次,它是描述组织纵向结构特征的一个概念。以构成组织纵向结构的各级管理组织来定义,管理层次就是指从组织最高一层管理组织到最低一级管理组织的各个组织等级。每个组织等级就是一个管理层次。一个企业的管理层次的多少,表明其组织结构的纵向复杂程度。
管理幅度也称为管理跨度,它是指一名领导者直接领导的下级人员的数量。管理幅度的大小往往反映上级领导者直接控制和协调的业务活动量的多少。
管理层次与管理幅度的关系密切。首先,两者存在反比的数量关系。同样规模的企业,加大管理幅度,管理层次就少;反之,管理层次就多。其次,管理幅度与管理层次是相互制约的,其中管理幅度起主导作用。管理幅度决定管理层次,管理层次的多少取决于管理幅度的大小。同时,管理层次对管理幅度也存在一定的制约作用。
②专业化程度
组织结构的专业化程度是指企业各职能工作分工的精细程度,具体表现为其部门(科室)和职务(岗位)数量的多少。同样规模的企业,如果科室机构多,说明其分工精细,专业化程度较高。
③地区分布
地区分布是指企业在不同地区、城市设有生产工厂和管理机构的状况。企业的地区分布表明组织结构在空间上的复杂程度。一般来说,地区分布越广,管理的复杂程度也就越高。
④分工形式
分工形式,即企业各部门的横向分工所采取的形式。在企业中常见的分工形式有:职能制(按职能分工)、产品制(按产品分工)、地区制(按地区分工)以及混合制等。
⑤关键职能
关键职能是指在企业组织结构中处于中心地位、具有较大职责和权限的职能部门。关键职能对实现企业战略和目标起主要作用。不同的企业可能具有不同的关键职能。
⑥集权程度
在集权程度高的组织结构中,企业的经营决策和管理权大部分集中于高层管理者手中,如果将企业的大部分的决策和管理权下放到较低的管理层,则其组织结构集权程度较低,或分权程度较高。
⑦规范化
规范化是指员工以同种方式完成相似工作的程度。在一个高度规范化的企业中,工作内容规定得很详细,对于相同的工作职务,不论人员更换与否,都不影响工作的程序和方法,并且相似的工作可以在各个部门或单位以相同的方式进行。
⑧制度化程度
企业中采用书面文件的数量可以反映其制度化的程度。在制度化程度高的企业中,各项制度用正式的经过批准的书面文件来加以合法化,上下左右间的信息交流也较多采用书面文件的方式,而在制度化程度低的企业中,各项工作和活动没有正式的制度,决策往往是口头决定或不成文的,相互间的信息交流也以口头方式为主。
⑨职业化程度
职业化程度是指企业员工为了掌握其本职工作,需要接受正规教育和培训的程度。如果企业中的多数员工需要较高的文化程度,或需要经过较长时间的培训才能胜任工作,那么职业化程度就较高。通常可以用员工的平均文化程度或上岗职业培训期限作为衡量职业化程度高低的指标。
⑩人员结构
人员结构是指各部门人员、各职能人员在企业职工总数中的比例情况。它可以通过技术人员比率、中高级领导人员比率、管理人员比率、基本生产工人同辅助生产工人的比率等指标来表示。
(2)组织结构的权变因素
除了上面提到的特征因素之外,影响企业组织结构形成的还有诸多外部条件和环境,即组织结构的权变因素。不同的企业,以及同一企业的不同发展阶段,其外部环境和条件都会有所不同。企业应该根据各自面临的外部环境来设计相适应的组织结构,这就是组织设计的权变观点。影响组织设计的主要权变因素有:企业环境、企业战略、企业技术、人员素质、企业规模、企业生命周期等。
(三)组织设计的程序:
组织设计一般按如下八个步骤进行:
(1)确定组织设计的基本方针和原则。例如,确定企业的管理幅度宽或窄、部门分工形式采用职能制还是事业部制、实行集权制管理还是分级分权制等等。
(2)进行职能分析和职能设计。职能设计的主要内容就是对企业的管理业务进行总体设计,确定企业的各项管理职能及其结构,并层层分解为各个管理层次、管理部门、管理职务和岗位的业务工作。其内容可以概括为三个方面:基本职能设计、关键职能设计和职能的分解。职能设计是否正确合理,决定了整个管理组织是否能够顺利有效地运转,因而,它是组织设计过程中的首要工作。
(3)设计组织结构的框架。设计组织结构的框架,即设计承担企业管理职能和业务的各个管理层次、部门、岗位及其权责。这一步是组织设计的主体工作。框架设计可采用从下面上和从上而下这两种方式进行,但在实际设计过程中,往往将上面的两种方法相结合,相互修正、经多次反复才最终将设计框架确定下来。
(4)联系方式的设计。联系方式是指企业中纵向管理层次之间、横向管理部门之间的协调方式和控制手段。前面的框架设计重点在于将企业的经营管理活动分解成各个组成部分,而联系方式的设计却是将这些组成部分连成整体,是保证整个组织结构协调一致、有效运作的关键。
(5)管理规范的设计。规范设计是进一步确定各项管理业务的工作程序、管理工作应达到的要求(管理工作的标准)和管理人员应采用的管理方法等管理规范。这个步骤是组织结构的细化,它可以起到使组织结构合法化、规范化,巩固和稳定组织结构的作用。
(6)人员配备和培训体系的设计。要保证组织结构运行,离不开组织结构实施和运行的主体——“人”。一般来说,在组织设计中先不必考虑企业现有人员的具体情况,而应在确保组织结构运行的前提下,对人员的配备进行设计。而在人员配备设计实施时,要按设计要求的数量和质量来配备各类人员。
(7)各类运行制度的设计。运行制度设计的主要内容包括绩效评估和考核制度、激励制度、人员招聘制度、培训与开发制度等,其目的是确保组织结构的正常运行。
(8)反馈和修正。组织设计是一个动态的过程,需要不断的反馈和修正,以适应新的情况。
